כתיבת נהלי עבודה והטמעת מערכת אינוונטר

ניהול המצאי ברשות ובמוסדותיה 

 

1. כללי

בכל ארגון או גוף ציבורי ככלל או רשות מוניציפאלית , ניהול הרכש והמצאי הינם צורך הכרחי ובסיסי . הבסיס החוקי ותקנות והנחיות משרד הפנים לנוהל זה מתבסס על תקנות העיריות (הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין), התשנ"ח – 1998.. )

• תפוקות העבודה 

הגדרת השיטה, הסמכות והאחריות לניהול הרכש והמצאי – אינוונטר ברשות.

• הגדרות

1. "טובין/מצאי/אינוונטר" – מיטלטלין שבבעלות הרשות או שנמסרו לה דרך רכש, שכירות, שאילה או רישיון, לרבות כאלה שנתרמו או נרכשו מכספי תרומה.
2. "מספר קטלוגי" – מספר זיהוי של פריט כפי שמופיע בקטלוג ובהזמנות.
3. "יחידה דורשת" – יחידת רישום עצמאית כגון מחלקה, בית ספר, גן ילדים או כל מתקן אחר של   הרשות המחזיק במצאי, ושנספר כיחידה.
4. "מס' סריאלי" –  מספר מדבקה או מספר יצרן/ ספק המוטבע על מכשירים חשמליים כמו: מחשב, טלויזיה, פקס, מדפסת, וכד' לצורך זיהוי חד ערכי. 
5. "פריט מוטבע" – מצאי בעל מספר סריאלי/מדבקה.  

• אחריות וסמכות

1. מנהל  רכש 

 אחראיעל ניהול ורישום הרכש והמצאי ברשות בהתאם לחוקים ולתקנות.  

1. מנהל יחידה ארגונית/בית ספר/גן ילדים

במסגרת כלל עיסוקיו אחראי לציוד המצאי הנמצא ביחידתו ובשימוש עובדיו, רשאי להסמיך ולהרחיב את עיסוקי עובד קיים לטיפול בנושא מצאי ולהגדירו כאחראי מצאי מקומי. עליו לוודא שיתוף פעולה וזמינות עם מנהל הרכש והאינוונטר.

1. אחראי מצאי מקומי 

אחראי לניהול המצאי ביחידתו, לדיווחים ולסיוע בספירות תקופתיות.

1. עובד מועצה

כל עובד ברשות אחראי להמצאות ולתקינות של ציוד מצאי של הרשות שבשימושו, אם הציוד לא תקין או מיותר עליו לעדכן את המנהל הממונה.

• תרומות/רכש עצמי 

קבלת/רכישת אינוונטר שלא דרך מחלקת הרכש כמו תרומה או רכש עצמי (במסגרת ניהול עצמי) או אחר מחייבת את מנהלי היחידות המזמינות לדווח (להעביר ניירת/תעודות משלוח) לרכז האינוונטר שיפעל לעדכן את המצאי במחשב גם לצרכי ביטוח. 

• העברת פריט מאתר לאתר

מחייבת אישור מראש של מנהל הרכש בטרם העברה. העברת ציוד בין יחידות ארגוניות תהיה באישור ובידיעת מנהל הרכש אשר יפעל להשלמת פרטים חסרים כמו מק"ט, מס סריאלי וכו' ולעדכן את המידע במחשב – ראה טופס מצורף – נספח 1.

• הוצאת ציוד מתחום הרשות

1.  חל איסור להוצאת רכוש הרשות מחוץ לכותלי הרשות ללא אישור עקרוני מוקדם מועדת רכש ובלאי ומילוי טופס השאלה ראה טופס מצורף – נספח 2.
2. רכז האינוונטר ינהל רישום מרוכז של מצאי המושאל לעובדים מחוץ למשרדי הרשות כמו מחשב נייד, מצלמה וכדומה.
3. אין להשאיל מצאי של הרשות לשימוש של גורם חיצוני שלא מוגדר כעובד הרשות ללא אישור מנהל ממונה וידיעת ועדת רכש ובלאי.

 

1. אובדן, נזק, בלאי וגריעות  

1. מנהל ביחידות הרשות אשר נוכח לדעת כי פריט יצא מכלל שימוש או נפגם בצורה שאינה מאפשרת שימוש בו, יעביר למחלקת רכש טופס מובנה – ראה נספח 3. 
2. מחלקת רכש תרכז אחת לרבעון את רשימת ציוד הבלאי שדווח.
3. רכז באינוונטר מוסמך לבצע בדיקה, אימות, תיקון והשמשה.
4. רשימת הבלאי תידון בועדת רכש ובלאי אשר תחליט כיצד לנהוג לגבי כל פריט (מכירה, השמדה, תרומה וכד') ויכתב פרוטוקול בנושא. התיעוד יישמר לפחות 7 שנים מיום עדכונו במחשב.
5. השמדת/פינוי אינוונטר עודף/לא תקין/ישן תעשה באחריות מנהל הרכש ובתיאום עם מבקר הרשות.
6. גריעה בשל גניבה מחייבת את מנהל היחידה לדווח למשטרה ולהמציא אסמכתא מהמשטרה המעידה על הגשת תלונה במשטרה לגזברות לטובת ביטוח.

• ציוד אישי 

ממלאי תפקידים ברשות מתבקשים לדווח ישירות למנהל הרכש על ציוד אישי כמו (מערכת שמע, , מחשב  אישי, וכדומה) שהביאו מיוזמתם למשרדי הרשות.

 

ספירת מצאי 

• ספירה שנתית/תקופתית

1. מנהל הרכש יגבש תוכנית לספירת מצאי בהיקף מלא, מדגמי או אקראי ואת שיטת הספירה ויעדכן את מנהלי יחידות במועד. רכז האינוונטר יפעל לבצע את ספירת המצאי.
2. מנהל הרכש יסמן את הפריטים שחסרי סימון בעת ביקוריו התקופתיים באתרים או בעת ספירות מצאי.

 

1. הכנות מקדימות של מנהל יחידה/אחראי מצאי מקומי:

 

1. הקצאת עובד/ים יעוד/ים בכל יחידה אשר ילוו רכז האינוונטר במשך תהליך הספירה מתחילתו עד סופו.
2. עדכון מראש של עובדי היחידה במועד הספירה.
3. זיהוי או ריכוז ציוד פרטי או ציוד שאינו שייך לרשות, על מנת שלא יסומן כרכוש הרשות.
4. זיהוי ציוד בלאי לטובת דיווח וגריעתו בהמשך. 
5. העובד המלווה נדרש לזהות את כלל האתרים, המבנים והחדרים השייכים ליחידתו.
6. העובד נדרש להיות מצויד במפתחות לכלל דלתות החדרים והארונות.
7. רצוי שמנהל היחידה יהיה נוכח בתחילת יום ובסיום הספירה.

 

1. תהליך הספירה והסימון

 

1. כל מה שרואים נספר ונרשם.
2. לגבי פריטים מוטבעים לרבות פריטים מוטבעים חסרי מספר טבוע (נמחק, לא נגיש וכד) יש לציין  את המספר המדבקה. 
3. בציוד מחשוב ואור קולי כמו מחשבים, מסכי מחשב דקים יש לרשום את מספר מוטבע של היצרן או את מספר מדבקת הסימון.
4. אין צורך לספור ציוד המקובע לקירות או ציוד שהוא חלק בלתי נפרד מהמבנה כמו ארונות קיר, ארונות מטבח וכדומה.

 

1. ציוד בלאי ירשם וירוכז ברשימה נפרדת. ככלל, ציוד בלאי לא יסומן.
2. ציוד פרטי (רדיו, פלפון אישי) לא יספר,  צוות העבודה יתעדכן ממנהל היחידה ו/או מנהל מצאי מקומי מהו הציוד הפרטי.
3. בתום הספירה תתקיים ישיבה בה יובהרו הגדרות הפריטים וחריגות בממצאי הספירה, ובהתאם לצורך יצולמו דפי הספירה.
4. אחראי אינוונטר יסמן את המצאי במדבקות סימון. 
5. רכז האינוונטר יפעל להעברת ממצאי הספירה להקלדה/קליטה לתוכנה.. 

 

1. תפוקות העבודה: 

 

1. בהמשך ישלח למנהל היחידה/איש הקשר פלט מחשב (במייל או בפקס ) של רשימת הפריטים הכוללת: מספר מק"ט, תאור הפריט, כמות ומספר מדבקה/סריאלי. 

 

1. מנהל/איש קשר נדרש להשוות את פלט המחשב לממצאים בפועל/לכרטסת להודיע בכתב למנהל רכש ואינוונטר על בעיות, עודפים או חוסרים.

• מעוניינים שאנו נבצע עבורכם את ספירת המלאי והקמת קטלוג מלאי /מצאי  המקושר למערכת הרכש ?

• שואפים לקבל מערכת דוחות מעקב ובקרה להיכן, למי ועבור מה הושקע הכסף ? 

• רוצים לנהל מערכת שתאפשר לכם לצאת בקלות למכרזים ולבצע אומדנים של עלות הפריטים באמצעות נתונים מדויקים ?

צרו עמנו קשר 

נשמח להגיע לפגישה עמכם ללא עלות